Formulieren: ze komen in alle soorten en maten en we hebben er allemaal bijna dagelijks mee te maken. De pen komt er steeds minder vaak aan te pas; een beetje bestelling, aanmelding of onderzoek vullen we net zo makkelijk online in. Over het aantal mensen dat erbij stil staat hoe zo’n document tot stand komt en wat er daarna allemaal nog mee gebeurt maken we ons eerlijk gezegd weinig illusies. Vervelend nieuws wellicht voor de vele SAP-gebruikers die met documentbeheer te maken hebben. Maar er is ook goed nieuws!
Abc’tje
Waar het om output van formulieren gaat, zijn er in SAP-omgevingen ruwweg drie opties: SAPscript, Smart Forms en SAP Interactive Forms by Adobe. Veel voormalig SAPscript-gebruikers zijn niet rouwig om het afscheid vanwege beperkingen zoals het ontbreken van goede logica en grafisch mogelijkheden, waaronder het toevoegen van checkboxjes en barcodes, en de ‘niet altijd even vlekkeloze’ printeraansturing. Smart Forms, beschikbaar sinds SAP 4.6, legt een soort schil op SAPscript heen die weliswaar meer ruimte biedt voor logica en grafische elementen maar die nog altijd beperkt zijn vergeleken met de derde optie. Bovendien is de connectiviteit met hardware verre van optimaal. Met versie 6.40 bracht SAP zwaar en effectief geschut in stelling in de vorm van Adobe Interactive Forms. Printen, nog altijd een wezenlijk onderdeel van het nog lang niet papierloze kantoor, is met Adobe logischerwijs een abc’tje.
‘Zwaar geschut’
Ook grafisch zijn er volop mogelijkheden die bovendien intuïtief werken, inclusief zaken als logo’s, digitale handtekeningen en barcodes integreren. Minstens zo belangrijk is het feit dat data in SAP inlezen en exporteren vlekkeloos verloopt wat zeker in veeleisende omgevingen van bijvoorbeeld energie-aanbieders aan absolute voorwaarde is. Net als dit soort bedrijven kunnen gebruikers van Adobe Interactive Forms documenten in hun portal plaatsen waar gebruikers ze na inloggen kunnen bekijken en/of bewerken. Als PDF mailen kan uiteraard ook; alles wat de ontvanger nodig heeft is gratis Adobe Reader. Hadden we de optie van vooringevulde (default) velden al genoemd? Afijn, het moet geen verkooppraatje worden. We vinden oprecht dat u uzelf tekort doet zonder deze optie en uw tijd beter kunt benutten.
Voor diegenen die wat koudwatervrees ervaren, hebben we ‘gelegenheidsbadmeesters’ rondlopen in de vorm van consultants. Voor u het weet houdt u niet alleen het hoofd boven water maar heeft u uw ‘zwemdiploma’ in handen. Of als PDF op uw laptop natuurlijk…
