Voor een ondernemer tellen er maar twee dingen: de core business en more business. Om die te optimaliseren, halen bedrijven vaak prachtige en dure software in huis. Administratie is daarentegen een noodzakelijk kwaad en kost alleen maar geld. Omdat je er dus zo weinig mogelijk mee bezig wilt zijn, ligt het voor de hand om juist deze processen zoveel mogelijk te automatiseren. Maar waarom wordt er dan nog steeds op grote schaal geploeterd met papieren facturen?
ZATministratie of WATministratie?
Het lijkt ons dat uw administratief personeel wel wat beters te doen heeft dan facturen, voor zover leesbaar en intact, handmatig in te boeken, te controleren, de juiste budgethouder te zoeken en er in mapjes mee rond te (laten) zeulen. Als de leverancier al het geluk heeft dat zijn factuur niet onder een stapel papieren en daarmee in de vergetelheid is geraakt. Trouwens: hoe innovatief kom je met al dat handmatige gehannes eigenlijk over bij een klant die juist heel vooruitstrevend is? Door deze veelvoorkomende en arbeidsintensieve workflow – net als die van inkooporders voor materialen – volledig te automatiseren, ontstaat een gesloten geldstroom en dus meer grip op de onderneming.
Optical Character Recognition
Dat kan heel eenvoudig met SIM (SAP Invoice Management), een eigen vorm van Vendor Invoice Management. Een papieren factuur wordt allereerst gescand middels Optical Character Recognition (OCR). Deze herkent en registreert automatisch de relevante factuurgegevens, boekt de factuur in en maakt eveneens automatisch een PDF-bestandje aan. Nadat de juiste kostenplaats en budgethouder zijn toegewezen, begint het document aan zijn elektronische weg langs alle relevante personen in de organisatie. Deze ontvangen, u raadt het al: automatisch, een bericht in hun mailbox dat er een actie vereist is. Na akkoord van een tweede functionaris, in het kader van het vierogenprincipe, keert hij terug bij de CA voor betaling.
Realtime inzicht in factuurstatus
Ongemerkt levert dat veel voordeel op, met name een veel snellere workflow, minder kans op fouten of zoekraken en de status van de factuur is realtime inzichtelijk. Daardoor gaat dus onder andere minder tijd verloren aan het beantwoorden van vragen van leveranciers. Omdat de data accurater en actueler zijn, levert het ook nog eens een nauwkeurigere eindemaandreservering en betere (management)rapportages op. Een van die rapportages zou zomaar kunnen aantonen dat de productiviteit van de crediteurenadministratie significant is toegenomen. Door CA-werkzaamheden met SIM te centraliseren zijn al de nodige bedrijven met meerdere (internationale) vestigingen in afdelingen teruggegaan. Wees eens eerlijk: SIMpeler geld verdienen kan toch bijna niet?
Wilt u meer weten over onze diensten op het gebied van systeemintegratie en SAP-beheer? Neem dan contact op met Vigour ICT Consulting.
