Stel: je bent klant bij een bedrijf en je krijgt bij wijze van geste een leuke jubileumkorting aangeboden omdat je bedrijf al 25 jaar bestaat. Op zich niet heel bijzonder, zou je zeggen. Dat wordt anders wanneer je enkele maanden eerder failliet bent gegaan en dat ook aan die leverancier hebt doorgegeven. Pijnlijk. Grote kans dat je klantgegevens meerdere keren in hun systemen staan. En zeg niet te snel: ‘Dat gebeurt bij ons niet’, want het is een veelvoorkomend probleem.
Enkelvoudige en uniforme registratie
Zo legden we de zoekterm Master Data Management (MDM), want daar hebben we het hier over, eens voor aan onze trouwe digitale snuffeldienst Google. De vele miljoenen zoekresultaten die dat opleverde is bedenkelijk hoog en doet op z’n minst de nodige dubbeltellingen vermoeden. Formeel gezegd gaat het bij Master Data om de enkelvoudige en uniforme registratie van basale bedrijfsgegevens die niet of langzaam veranderen en die centraal staan in de bedrijfsvoering zoals klanten, leveranciers, producten en bedrijfsmiddelen. Dit in tegenstelling tot meer vluchtige transactionele zaken zoals overeenkomsten, opdrachten, klantcontacten, journaalposten en uren. Die basale gegevens staan in de praktijk van veel bedrijven (en niet alleen de grote!) vaak en onbedoeld meerdere keren in hetzelfde of diverse administratieve systemen geregistreerd. Dit is helaas ook niet exclusief voorbehouden aan bedrijven met een business unit structuur.
Gemiste schaalvoordelen en onjuiste rapportage
Daar worden klanten namelijk door diverse business units van hetzelfde bedrijf bediend wat het risico op dubbele registratie aanzienlijk vergroot. Hetzelfde geldt bij bedrijfsovernames en fusies. De opmars van SaaS in de cloud maakt het probleem er ook niet minder op. We kunnen ons nog enigszins voorstellen dat met name account managers daar nou juist wel blij van worden. Je hebt immers meer ‘klanten’ en een breder assortiment aan te bieden dan je eigenlijk dacht. Feit is natuurlijk wel dat je jezelf rijk rekent. Bovenal is het inefficiënt en dus kostenverhogend. Neem klanten die met een en dezelfde mailing meerdere keren worden benaderd. Of die per afdeling uiteenlopende verkoopcondities krijgen. Gebeurt dat ook aan leverancierskant, dan loop je schaalvoordelen mis. Bovendien krijg je allerlei (management)rapportages die een onjuist beeld geven van de werkelijkheid wat de besluitvorming natuurlijk niet ten goede komt.
MDM: Meer door Minder
Het werken met ERP, in uw geval wellicht SAP, lost het probleem ook niet in alle gevallen op aangezien ook modules kunnen worden afgenomen. MDM staat wat ons betreft ook voor Meer door Minder, dat wil zeggen: meer eenduidigheid en efficiency door minder dubbele en ‘vervuilde’ bestanden. Met Master Data Governance van SAP kunt u geschetste problemen tot een minimum beperken. De applicatie dwingt bij gebruikers bijvoorbeeld af om te kijken of een bestand al bestaat. Vervolgens kan de keus worden gemaakt de bestaande te gebruiken of eventueel een nieuw masterbestand aan te maken. De validatiefunctionaliteit isoleert automatisch velden die wel erg op elkaar lijken en toont deze ook. Hetzelfde gebeurt met bijvoorbeeld aangekocht adressenlijsten met uniforme en enkelvoudige data als gevolg. Dat is de investering dus juist wel ‘dubbel’ en dwars waard!
Wilt u meer weten over onze diensten op het gebied van systeemintegratie en SAP-beheer? Neem dan contact op met Vigour ICT Consulting.
